Vedtægter

De gældende vedtægter for Udviklingsrådet Helle Øst:

Vedtaget ved Årsmødet den 10. september 2020 i Helle Hallen og afløser alle foregående vedtægter.

De nyvedtagne Vedtægter Udviklingsrådet Helle Øst med Underskrifter bliver snarest vist her i PDF-form

§ 1 Navn
Rådets navn er Udviklingsrådet Helle Øst
Geografisk omfatter Helle Øst områderne Agerbæk, Fåborg, Starup-Tofterup, Årre, Hjortkær og Vrenderup, hvilket også betyder Agerbæk ”storskoledistrikt”.

§ 2 Formål
Udviklingsrådet skal tage initiativ til tiltag, der skaber liv, vækst og bosætning, for at fremme lokalsamfundsudviklingen i det nævnte område i §1 samt i Varde Kommune som helhed.
Udviklingsrådet skal søge at styrke netværket og samarbejdet mellem alle de lokale områder og dets aktører for at styrke engagement og idéer til lokalsamfundsudviklingen.
Udviklingsrådet skal være det koordinerende forum, der kan være tovholder på projekter og i sager, som giver god mening at løse på tværs af områderne. Udviklingsrådet skal være en åben platform for borgerinddragelse, dialog og erfaringsudveksling, der sikre sammenhængskraften, nærdemokratiet og skaber fælles identitet og samhørighed til gavn for områdets beboere. Det skal ske i samarbejde med beboerne, det lokale foreningsliv, handels- og erhvervsliv, skole- og børneinstitutioner, kirke og kultur, unge- og ældreområdet, miljø m.m. samt Varde Kommune og relevante organisationer.
Udviklingsrådet skal således være talerør for områderne og dets aktører i sager, der vedrører fremmelse af lokalsamfundsudviklingen.
Udviklingsrådet indgår sammen med de øvrige udviklingsråd i kommunen i et netværk, der skal sikre den nødvendige dialog mellem lokalområderne, Varde Kommunes embedsfolk og politikere samt relevante organisationer.

§ 3 Udviklingsrådets sammensætning
Udviklingsrådet består af 11 medlemmer, der vælges i de geografiske områder for en 2-årig periode efter følgende model:
Agerbæk 3 repræsentanter
Fåborg 2 repræsentanter
Starup-Tofterup 2 repræsentanter
Årre 2 repræsentanter
Hjortkær 1 repræsentant
Vrenderup 1 repræsentant

Stk. 1) Det enkelte geografiske område udpeger eller vælger selv sine repræsentanter og suppleanter.

Stk. 2) Såfremt et område ikke kan mønstre det antal repræsentanter til udviklingsrådet, som området har af pladser i rådet, reduceres rådets antal af pladser tilsvarende. Er der tale om, at én plads ikke kan besættes, betyder det, at rådet er fuldtalligt, når blot 10 medlemmer er til stede. Er der tale om 2 ubesatte pladser, er rådet fuldtalligt, når 9 medlemmer deltager – etc.
Finder et sådant område en repræsentant til den ubesatte plads mellem to årsmøder, optages vedkommende ved førstkommende rådsmøde, og kravet til antal fremmødte for at kunne erklære rådet fuldtalligt øges tilsvarende.

Stk. 3) Udviklingsrådet tegnes af det samlede råd eller af formanden sammen med et bestyrelsesmedlem fra et andet geografisk område end formanden. I formandens fravær af næstformanden sammen med et bestyrelsesmedlem fra et andet geografisk område end næstformanden.

Stk. 4) Rådet konstituerer sig hvert år efter årsmødet, ved det førstkommende rådsmøde, med formand, næstformand og kasserer. Disse poster besættes for 1 år ad gangen, og genvalg kan finde sted.

Stk. 5) Rådet vælger desuden blandt sine medlemmer en repræsentant, der indgår i det fælles udviklingsråd i Varde Kommune.

Stk. 6) Får formanden for bestyrelsen forfald i løbet af en valgperiode, skal næstformanden fungere som formand ind til formanden kommer tilbage eller afgår.
Får både formanden og næstformanden forfald i løbet af en valgperiode, skal rådet konstituere sig med en ny bestyrelse.

§ 4 Udviklingsrådets møder
Stk. 1) Rådet er ansvarligt for udarbejdelse af referat fra dets møder.

Stk. 2) Indkaldelse til rådsmøder kan til enhver tid fortages af formanden eller af 1/3 del af rådsmedlemmerne.

Stk. 3) Indkaldelse til beslutningsdygtige rådsmøder kan kun ske skriftligt via en e-mail og en SMS, der henviser til e-mailen. Indkaldelsen skal sendes til alle rådsmedlemmer med mindst 24 timers varsel. Ved haste indkaldelse under 24 timer er rådet beslutningsdygtigt når alle medlemmer har godkendt indkaldelsen elektronisk. Indkaldelsen skal indeholde en dagsorden med tilhørende bilag. 

Stk. 4) Rådet er beslutningsdygtigt, når halvdelen eller flere af dets medlemmer er til stede herunder formanden eller dennes stedfortræder, som er næstformanden.

Stk. 5) Rådsmøder kan foregå som fysiske møder eller videomøder eller en kombination af begge mødetyper.

Stk. 6) Alle afstemninger afgøres ved simpelt flertal, og i tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende eller dennes stedfortræder, som er næstformandens stemme.

Stk. 7) Elektronisk afstemning kan anvendes under rådsmøder, hvor 1 eller flere medlemmer deltager via video.

§ 5 Årsmødet
Årsmødet er Udviklingsrådets øverste myndighed.

Stk. 1) Der afholdes et årsmøde inden udgangen af april måned. Indkaldelse til årsmødet sker ved annoncering med mindst 14 dages varsel i den lokale ugeavis eller et andet medie, som dækker Helle Øst udviklingsområdet.

Alle borgere i rådets område indbydes til årsmødet.

Der er følgende faste punkter på dagsordenen:

1. Valg af dirigent og referent
2. Aflæggelse af beretning om rådets virke i det forløbne år.
3. Fremlæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse
4. Fremlæggelse og godkendelse af budget for det kommende år
5. Indkomne forslag
6. Valg af revisor og revisorsuppleant
7. Evt.

Stk. 2) Forslag til årsmødet skal være rådet i hænde senest 7 dage før mødet.

Stk. 3) Afgørelser på årsmødet træffes ved simpelt flertal uanset antal fysisk fremmødte og deltagere via videolink, og hver person har en stemme. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. 

Stk. 4) Under samfundsmæssige omstændigheder, hvor Folketinget og/eller anden offentlig myndighed af sikkerhedsmæssige årsager opfordrer til at undgå eller direkte har forbudt, at mennesker forsamles i større grupper, kan årsmødet afvikles via alment tilgængeligt videolink. At årsmødet afvikles via videolink, skal tydeligt fremgå af indkaldelsen til årsmødet, og den direkte begrundelse for at ty til denne undtagelsesvise afviklingsform med anvendelse af videolink skal nævnes sammesteds.
De øvrige regler vedrørende årsmødet gælder uændret – uanset afviklingsformen.

Stk. 5) Ekstraordinært årsmøde kan afholdes, når bestyrelsen skønner det nødvendigt eller hensigtsmæssigt og skal afholdes, såfremt mindst 2/3-dele af rådets medlemmer skriftligt/elektronisk fremsætter begæring herom med angivelse af, hvilke punkter, der skal indgå i dagsordenen.
Indkaldelse til ekstraordinært årsmøde sker på samme vis og med samme frister som ved ordinært årsmøde.

§ 6 Økonomi
Udviklingsrådets regnskabsår er kalenderåret.
For Udviklingsrådets forpligtelser hæfter alene rådets formue, idet ingen medlemsgruppe eller enkelt medlem kan forpligtes økonomisk.
Årsmødet vælger 1 revisor og 1 revisorsuppleant for en 1-årig periode, og genvalg kan finde sted.
Udviklingsrådet vælger en daglig pengeinstitutforbindelse.

§ 7 Vedtægtsændringer
Alle vedtægtsændringer skal godkendes på årsmødet med 2/3 flertal. Såfremt der kun opnås simpelt flertal indkaldes til ekstraordinært årsmøde, hvor vedtægtsændringerne kan vedtages ved simpelt flertal.
Forslag til vedtægtsændringer skal være rådet i hænde senest 7 dage før årsmødet.

§ 8 Ophævelse
Ophævelse af Udviklingsrådet skal ske efter de samme afstemningsregler som er gældende for vedtægtsændringer – jf. §7.
Udviklingsrådets eventuelle formue tilbageføres til Varde Kommune.

9 Ikrafttrædelse
Vedtægterne er vedtaget ved årsmødet den 10. september 2020 i Helle Hallen og afløser alle foregående vedtægter.
Vedtægterne træder i kraft pr. 10. september 2020 med den siddende bestyrelses underskrifter.

Helle Hallen, den 10. september 2020

Formand: Claus Jeppesen, Hellevej 50, 6818 Årre